Paperless Office
Nog steeds wordt er op kantoor veel papier gebruikt. Een agenda voor een vergadering, even een document printen omdat je dan gemakkelijker aantekeningen kan maken, je kent het wel. In deze blog vind je allerlei tips over hoe je papiergebruik kunt verminderen, met zowel bekende en verwachte als onbekende en onverwachte methodes. Maar eerst: hoeveel papier gebruiken we dan? En waar komt dat allemaal vandaan? Vervolgens laat ik je weten wat voor oplossingen er zijn, en wat je kan doen met belangrijke papieren documenten. En maak je geen zorgen: een paperless office hoeft niet meteen het einddoel te zijn. Met een paar tips kan je al enorm veel papier (en dus geld!) besparen.
Verborgen papiergebruik
In al deze situaties gebruik je papier, misschien zelfs zonder dat je het in de gaten hebt. En telkens kun je ervoor kiezen om al dan niet te printen. Minder documenten uitdraaien spaart niet alleen papier, maar ook dure inkt en stroom uit. Het idee is dus lang niet gek. Maar dit is makkelijker gezegd dan gedaan, want die prints heb je echt nodig! Toch? Hopelijk hebben bovenstaande situaties dat beeld al een beetje bijgesteld. Ik ga je nu namelijk vertellen waar al die bergen papier écht vandaan komen.
Laten we om te beginnen eens kijken naar een gewone werkdag. Je opent je computer, en checkt je e-mail. Een klant heeft een bericht gestuurd dat je wil bespreken met een collega. Je maakt snel een uitdraai en je loopt even bij hem of haar langs. Of stuur je de mail door voor je langsloopt? Later die dag heb je een vergadering. Er ligt al een agenda klaar voor iedereen zodat ze alles goed kunnen volgen en meteen aantekeningen kunnen maken. Of wordt de agenda op de muur geprojecteerd en heb jij je tablet of laptop bij de hand? Na de vergadering is het tijd om rekeningen de deur uit te sturen. Plak jij enveloppen dicht of maak je pdf-bestanden klaar voor verzending?
De Waarheid Over Papier
Gemiddeld gebruiken we in Europa 200 kilo printpapier per persoon per jaar, waarvan naar schatting ⅔ niet of nauwelijks wordt gebruikt. De belangrijkste oorzaaken zijn niet onverwacht. Enkelzijdig afdrukken, te veel of verkeerde documenten printen, en teksten op papier willen lezen in plaats van op een scherm. In elk van de voorgaande voorbeelden zijn deze oorzaken van toepassing. Je ziet dus hoe makkelijk het is om onbewust veel papier te gebruiken. De productie van al dat papier kost uiteraard veel energie en water, dus hoe minder we ervan gebruiken hoe beter. Ook is het lastig om met veel mensen tegelijk aan een geprint bestand te werken, en als een teamgenoot het document kwijtraakt of vergeet moet je weer een nieuwe uitdraaien.
De Weg naar een Paperless Office
Logische oplossingen om papiergebruik te verminderen bestaan natuurlijk uit het dubbelzijdig afdrukken van documenten, en bedenken of je je bestand écht op papier nodig hebt voor je op print klikt. Verder kunnen afdrukken hergebruikt worden als notitiepapier, en vervolgens kunnen ze gerecycled worden. Als je een tekst wil lezen en er aantekeningen bij wil maken kan dat bovendien prima op een scherm, er zijn veel computerprogramma’s beschikbaar die uitstekend tegen deze taak zijn opgewassen. En als je zelf aan een document werkt, zet die dan in landscape-mode. Je document is dan gemakkelijker te lezen op een scherm, wat de kans verkleint dat mensen het alsnog uitdraaien.
Als je toch wil printen, zorg er dan voor dat jouw documenten een efficiënte layout hebben: kies bijvoorbeeld een kleiner lettertype, maak foto’s niet te groot en gebruik niet te veel witruimte.
De Voordelen van Digitaliseren
De meest drastische, maar misschien ook wel de meest efficiënte langetermijnoplossing is gewoon volledig digitaliseren! Als al jouw documenten in een cloud staan dan hoef je niets meer te printen. Verder hebben je collega’s meteen zicht op de wijzigingen die je in dat ene document hebt aangebracht en kan je altijd en overal bij al je bestanden. Per ongeluk het verkeerde document printen is er niet meer bij. Omdat je digitaal werkt kan je daar bovendien maximaal gebruik van maken door bijvoorbeeld links, video’s en allerlei interactieve onderdelen toe te voegen, mocht je dat willen. Uiteraard zijn al jouw bestaande bestanden eenvoudig te digitaliseren, gemakkelijk terug te vinden en beveiligd opgeslagen.
Digitaal Werken met de Oplossing van Duurzameprinters.com
Al deze voordelen, en nog veel meer, zijn bijvoorbeeld te vinden bij de oplossing van Duurzameprinters.com. In een handomdraai kan je bestanden delen, feedback geven, en samenwerken met collega’s van over de hele wereld. Heeft iemand een bepaald document nodig, maar heeft hij of zij niet voldoende toegangsrechten? Geen probleem! Met behulp van de oplossing van Duurzameprinters.com kan je teamgenoot gewoon bij het bestand, zonder beveiligingsrisico’s. Verder kan je jouw favoriete applicaties blijven gebruiken, dus je kunt meteen aan de slag. Meer weten? Vraag naar de gratis demo!
Lees meer over onze digitaliseringsdienst
