ERP-software met geïntegreerd documentbeheer maakt een paperless office en papierloos werken mogelijk.
Het papierloze kantoor is een doel van veel bedrijven. Veel processen worden nog steeds in analoge papieren vorm afgehandeld. In een gedigitaliseerde wereld is dit een onhoudbare staat. Maar velenworstelen of zitten te veel vast om het afscheid van papier binnen afzienbare tijd werkelijkheid te laten worden.
Elektronische documentbeheersystemen zijn al lang landelijk beschikbaar voor elke bedrijfsvorm. Op dit punt willen we papierloos werken aanpakken met behulp van ERP-software en de mogelijkheden en voordelen van het papierloze kantoor laten zien.
Inhoudsopgave
- Wat is papierloos werken?
- Voordelen
- Papierloos met ERP
- Functies
- Implementatie
Wat is papierloos werken?
In principe beschrijft de aanpak van papierloos werken het vermijden van het maken van documenten in papieren vorm in bedrijfsprocessen. Voor dit doel wordt informatie uitsluitend in elektronische vorm bewaard. Enerzijds betekent dit dat elektronisch geproduceerde gegevens in elektronische formaten worden verwerkt en opgeslagen. Aan de andere kant betekent dit echter ook dat gegevens in analoge vorm worden gedigitaliseerd en overgebracht naar een elektronisch systeem.
Voordelen van het papierloze kantoor
De redenen voor papierloos werken zijn heel divers. Aan de ene kant is er de vermindering van arbeid en de toename van de algemene efficiëntie. Daarnaast zijn er milieubeschermings- en technische redenen. Papier en, last but not least, printerinkt vervuilen soms het milieu. De besparingen in deze middelen hebben ook positieve monetaire effecten op een bedrijf.
Ook op het gebied van ruimte- en materiaalbesparing profiteert u enorm van de implementatie van het papierloze kantoor. Analoge archieven raken verouderd, archiefkasten kunnen worden ontmanteld, waardoor er ruimte en ruimte ontstaat voor nieuwe dingen. Maar bovenal kan de manier van werken veel efficiënter worden gemaakt.
Zoekfuncties verhogen de vindbaarheid van documenten en besparen daarmee enorm veel. Ook de samenwerking en transparantie in het bedrijf kunnen hierdoor worden vergroot. Uiteindelijk is er niet veel te zeggen tegen het afzien van papier. Alleen de introductie van papierloos werken stelt bedrijven soms voor problemen.
Implementatie uitdagingen
Vooral in het begin kunnen de ene of de andere struikelblokken en hindernissen in de weg zitten. Aan de ene kant moet de technologie voor papierloos werken worden geïmplementeerd. Aan de andere kant moet de werkwijze van de mensen in het bedrijf duurzaam worden veranderd. Dit is een van de grootste uitdagingen.
Bovenal is het management hier verantwoordelijk en moet het goede voorbeeld geven. Veel werknemers hebben in de loop der jaren bepaalde manieren van werken verworven. Als deze nu ad hoc en op alle niveaus moeten worden gewijzigd, kan dit snel leiden tot buitensporige eisen en terugval in oude structuren.
Daarom is het belangrijk om de medewerkers in een vroeg stadium mee te krijgen en hen de kans te geven om mee te doen aan de verandering. Zo herkennen ze de waarde en voordelen van papierloos werken en kunnen ze achtereenvolgens hun eigen manier van werken aanpassen. Uiteindelijk zijn het ook de medewerkers zelf die bepalend zijn voor de succesvolle transitie naar papierloos werken.
Papierloos werken met ERP-software
Om papierloos werken te realiseren is een IT-landschap nodig dat uitstekende digitale communicatie op alle niveaus mogelijk maakt. Een ERP met een geïntegreerd documentbeheersysteem is hier de tool bij uitstek. ERP-software brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database.
Alle actoren in het bedrijf hebben daar dan toegang toe. Zo werkt iedereen met dezelfde data- en informatieniveaus. Processen kunnen over afdelingen heen worden opgezet, wat helpt om meer middelen te besparen. Dit maakt het voor iedereen gemakkelijker om bepaalde documenten te vinden en ermee te werken.
Functies voor een paperless office
Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste functies van ERP-software die papierloos werken mogelijk maken. Ook willen we laten zien waarom het zo belangrijk is om documentmanagement te integreren in de ERP-software.
Uniforme mappenstructuur en zoekfuncties
Alle documenten worden centraal opgeslagen in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur. Met verschillende zoekfuncties kunnen acteurs de afzonderlijke documenten sneller vinden. Voor dit doel voorziet het systeem elk afzonderlijk document van bijbehorende metadata. Maar medewerkers kunnen ook met een full-text zoekopdracht naar content zoeken en zo snel documenten vinden.
Versiebeheer van documenten
Elk document is beschikbaar in slechts één geldige en up-to-date versie. Wijzigingen in het document kunnen dan alleen worden aangebracht door geautoriseerde medewerkers. Elke wijziging in een document blijft begrijpelijk voor alle andere actoren. Hierdoor kan iedere medewerker direct zien wat er door wie is gewijzigd en wanneer een document is gewijzigd.
Auditbestendige opslag
Het systeem helpt om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor de opslag en verwijdering van gegevens. Voor sommige gegevens gelden bepaalde bewaartermijnen. Het systeem beschermt deze gegevens tegen verwijdering en herinnert aan verwijderingsperioden. Op deze manier kan er te allen tijde voor worden gezorgd dat alle gegevens wettelijk conform worden gehouden.
Overdracht van rechten
Niet elke medewerker heeft toegang nodig tot alle gegevens. Daarom kunnen rechten dienovereenkomstig in het systeem worden toegewezen. Op deze manier kan elke medewerker toegang krijgen tot individuele documenten en mappen volgens zijn of haar rol zonder dat hij of zij alle gegevens tegelijkertijd kan bekijken of wijzigen. Er kunnen meerdere rollen tegelijkertijd aan een medewerker worden toegewezen, bijvoorbeeld als hij of zij in projectgroepen werkt.
Optische tekenherkenning (OCR)
Met tekstherkenningssoftware kan inhoud uit analoge documenten worden gescand in herkend, zodat deze digitaal verder kan worden verwerkt. Afzonderlijke tekens of zelfs hele regels tekst worden door het systeem vergeleken met opgeslagen gegevens en vervolgens vervangen. Dit helpt vooral om de oude documenten te digitaliseren en de inhoud ervan bruikbaar te maken.
Implementatie van het papierloze kantoor
Maar hoe kunnen bedrijven er duurzaam voor zorgen dat papierloos werken uitgroeit tot een ondernemerscultuur? Simpelweg software introduceren en hopen dat dingen na verloop van tijd op hun plaats vallen, is zeker niet het antwoord. Het vereist eerder een gestructureerd plan dat de medewerkers vanaf het begin aan boord krijgt. Met deze stappen kunt u papierloos werken duurzaam implementeren in uw bedrijf en zo het papierloze kantoor realiseren:
1. Maak een projectplan
Om te beginnen moet u een as-is analyse uitvoeren. Dit laat zien hoe het er nu staat met de processen en waar papieren documenten nu nog worden gebruikt. Hieruit kunnen vervolgens concrete doelen worden afgeleid en kan een projectplan worden gemaakt. Naast nieuwe digitale processen moet daar ook de noodzaak bij horen om ze te implementeren.
2. Betrek medewerkers
Medewerkers moeten al tijdens de projectplanning bij het proces worden betrokken. Zij moeten in een vroeg stadium begrijpen hoe hun nieuwe taken eruit komen te zien en zelf kunnen bijdragen aan de herstructurering. Dit verhoogt enerzijds de wens tot veranderingen bij de medewerkers zelf en anderzijds de kans op acceptatie of het succes van het hele project.
3. Vind de juiste hardware en software
In de eerste plaats wilt u geld besparen met het papierloze kantoor. Om dit te doen, moet je echter eerst in het begin investeren. Er moet een echt goede documentprinter gevonden worden. Hiervoor is de juiste software nodig. In het bijzonder is een document management systeem vereist dat is geïntegreerd in of gekoppeld aan erp-software. Op deze manier kan het hele bedrijf en alle lopende processen profiteren van de digitalisering van de data.
4. Definieer de mappenstructuur
Veel documentbeheersystemen hebben een vooraf gedefinieerde mappenstructuur geïntegreerd, maar dit kan naar believen worden aangepast. Dit vereist een eigen plan voor de implementatie van deze mappenstructuur. Dit moet logisch begrijpelijk en begrijpelijk zijn voor alle actoren.
5. Definieer regels voor het verwerken van documenten
Er moeten ook concrete instructies worden gegeven voor het omgaan met de documenten. Van de naamgeving van documenten tot de wijziging ervan. Deze regels moeten de algemene stelregel worden in het hele bedrijf en de naleving ervan moet voortdurend worden gecontroleerd.
Conclusie: Een papierloos kantoor met een ERP
Om het papierloze kantoor te realiseren is veel meer nodig dan alleen software en geschikte scanners. Het is eerder belangrijk om oude manieren van werken uit de hoofden van werknemers te verwijderen en duurzaam te vervangen door nieuwe. Het is belangrijk dat het management het goede voorbeeld geeft.
Ook is het belangrijk om de juiste software te vinden voor je eigen bedrijf. Een document management systeem geïntegreerd in uw eigen ERP-systeem moet ermee compatibel zijn. Met onze ERP-vergelijkingstool kunt u eenvoudig en gemakkelijk de ERP-markt overzien en snel geschikte systemen voor uw doeleinden vinden.
